Fordelingsnøkkel

Fordelingsnøkkel TSI

Sist revidert ved årsmøte 16. Februar 2017

 Fordelingsnøkkelen er retningslinjer for tildeling av Tromsøstudentenes idrettslags ordinære midler fra TSI Hovedstyret til under- og trimgrupper i TSI. Retningslinjene innebærer et normalt maksimum for tildeling. Det er Hovedstyrets oppgave å tilse at fordelingen er i samsvar med aktivitet i gruppene og idrettslagets overordnede økonomi.

Beregning av tildeling skal skje i forhold til faktiske utgifter. Ved behandling av søknad om ordinære midler skal hovedstyret arbeide for å unngå overbudsjettering, og bør benytte siste års budsjetter og regnskaper i behandlingen.

Det er gruppenes ansvar at budsjettene er realistiske og tydelige. Det forventes at det inkluderes relevant informasjon i budsjettet slik at hovedstyret har dette tilgjengelig ved behandling av søknaden. Gruppene er ansvarlige for at de som benytter seg av deres tilbud er registrerte medlemmer, som har betalt sine forpliktelser til TSI og Kraft. 

Utbetaling skjer i to perioder; i etterkant av behandling ved årets start, samt etter godkjenning av halvårsregnskap levert 01.09.

1. Forutsetninger for tildeling

1.1 Informasjon

Undergruppen skal kontrollere at det foreligger korrekt informasjon om deres medlemmer med navn, adresse, kjønn, fødselsdato og studentstatus ved innlevering av årsregnskapet per 31.12. (Dette i samsvar med krav fra NSI i sammenheng med digital medlemsregistrering i KlubbAdmin eller annet godkjent register)

1.2 Regnskap

Undergruppen skal ha levert regnskap for foregående periode. Ved innlevering av halvårsregnskap gjelder 01.01. – 01.06. Ved innlevering av årsregnskap gjelder 01.01. – 31.12 gjeldende år. Frist for innlevering av halvårsregnskap er 01.09 inneværende år. Frist for innlevering av helårsregnskap er 14 dager før TSIs årsmøte. 

1.3 Budsjett

Undergruppen skal ha levert budsjett for neste år. Ved innlevering av årsregnskap gjelder budsjett 01.01. – 31.12 neste år. Frist for innlevering av budsjett er sammen med helårsregnskapet.  

1.4 Medlemmer

Forsikring fra undergruppens styre om at samtlige som benytter seg av deres tilbud er registrerte medlemmer, som har betalt sine forpliktelser til TSI og Kraft.  

2. Tildeling

2.1 Utgiftsposter som dekkes inntil 50%

Tildeling av ordinære midler skal normalt ikke overstige halvparten av kostnadene i punkt 2.1.1 til og med 2.1.6. Dette medfører at hver enkelt undergruppe bærer ansvar for å dekke den resterende halvpart gjennom dugnadsarbeid, medlemskontigent, sponsoravtaler eller lignende. 

2.1.1  Reisekostnader/biltransport for undergrupper som deltar i seriespill

For undergrupper som deltar i seriespill vil tildelingen kunne dekke inntil 50% av kostnader ved reise til seriespill ut fra billigste reisemåte. I reisebudsjettet skal det stå hvor og hvordan gruppa planlegger å reise, hvor mange de har budsjettert med og hvilke utgifter de har knyttet til den planlagte reisen, så langt det er mulig. Dette er for at hovedstyret skal kunne vurdere om de forskjellige gruppene har en realistisk mål på utgiftene sine. De gruppene som har medlemmer som bruker bil som reisemåte, kan budsjettere dette under reiser. TSI følger statens satser for kjøregodtgjørelse ekskl. passasjertillegg. For andre reiser for grupper som deltar i seriespill, se punkt 2.2.2.

2.1.2 Reisekostnader/biltransport for undergrupper som ikke deltar i seriespill

For undergrupper som driver med idrett uten organisert seriespill vil ordinære midler kunne dekke inntil 50% av kostnader ved reise til stevner, nasjonale mesterskap (SM, NM og lignende) ut fra billigste reisemåte. I reisebudsjettet skal det stå hvor og hvordan gruppa planlegger å reise, hvor mange de har budsjettert med og hvilke utgifter de har knyttet til den planlagte reisen, så langt det er mulig. Dette er for at hovedstyret skal kunne vurdere om de forskjellige gruppene har en realistisk mål på utgiftene sine. De gruppene som har medlemmer som bruker bil som reisemåte, kan budsjettere dette under reiser. TSI følger statens satser for kjøregodtgjørelse ekskl. passasjertillegg.

2.1.3 Støtte til vedlikehold/supplering av utstyr

De enkelte undergruppene skal dokumentere sine kostnader ved å holde nåværende utstyrsnivå, som vil være utgangspunkt for støtte gjennom ordinære midler. Dette vil dreie seg om tap av baller, erstatte ødelagte vester eller annet forbruksmateriale, vedlikehold av utstyr til dykking eller friluftsliv. Det dreier som om forventet tap/skade som følge av vanlig bruk. Beløpets størrelse vurderes i den enkelte sak. 

2.1.4 Dommerutgifter.

Gjelder alle dommerutgifter, også i forbindelse med stevne- og konkurransedeltakelse.

2.1.5 Kontingent seriespill/krets/stevner

Gjelder kontingent for seriespill, krets, stevner og arrangementer med unntak av individuelle lisenser, forsikringer og overgangsgebyrer til forbund/krets. 

2.1.6 Forsikringer

Gjelder forsikringer som omfatter hele eller store deler av undergruppens medlemmer. Unntak er individuelle forsikringer og spillelisenser.

2.2 Andre kostnader

2.2.1 Investeringer

Investeringer over 15 000,- kr anses som langsiktige investeringer og det vil være mulig for den enkelte undergruppe å motta årlig forskuddsvis støtte fra hovedstyret. Forutsetningene er en veldokumentert søknad med beskrivelse av investeringens formål, antatt tidsperspektiv samt vedlagt budsjett. Beløpets størrelse avhenger av formål, skjønn og organisasjonens økonomiske rammeverk. Hovedstyret forvalter pengene inntil selve kjøpet blir realisert. Ved endringer av for eksempel formål og tidsperspektiv må søknad sendes inn til godkjenning av hovedstyret. Investeringer på over 15 000 kr per år må godkjennes av TSIs årsmøte jmf TSIs vedtekter § 1.

2.2.2 Andre reiser for grupper som deltar i seriespill

For grupper som deltar i seriespill vil støtte til nasjonale mesterskap (SM, NM og lignende) normalt dekkes med inntil kr 500,- pr person som deltar (inkludert 1 lagleder). Utbetaling av slike midler skjer ved innsending av kvitteringer til Hovedstyret.

2.2.3 Sosiale utgifter

Undergrupper kan søke om inntil kr 300,- pr medlem pr år. Maksimalt kr 6500,-.

2.2.4 Styremøter

Undergrupper kan søke om inntil kr 500,- pr styremedlem pr år. Maksimalt kr 2500,- (Basert på et gjennomsnittlig styre på 5 verv).

2.3 Leie av eksterne treningsfasiliteter

Søknad om støtte til leie av treningsfasiliteter leveres sammen med søknad om ordinære midler.

Kontrakter skal forelegges TSI Hovedstyre.

2.4 Begrensninger

2.4.1 Maksimal støtte

Ingen gruppe kan normalt motta mer enn 2000,- kr pr. studentmedlem pr. år i støtte til ordinær drift.

2.5 Ekstraordinære midler

Ekstraordinære midler utdeles ved skjønn i forhold til aktivitet, undergruppens medlemstall og budsjett til aktivitet. Ettersyn og godkjenning av regnskap 14 dager etter aktiviteten. Det oppfordres spesielt til å søke om ekstraordinære midler til kurs da dette ikke dekkes av ordinære midler.